Excel ist ein hervorragender Taschenrechner. Und eine katastrophale Datenbank.

Excel verdient Respekt. Es rechnet, es zeigt, es lässt sich in fünf Minuten an eine Frage anpassen, für die andere Software ein Projekt braucht. Für Kalkulationen, Szenarien und einmalige Auswertungen gibt es wenig Besseres.

Der Ärger fängt an einer anderen Stelle an: dort, wo eine Tabelle aufhört zu rechnen und anfängt, Stammdaten zu halten.

Zwei Wahrheiten sind keine

Sobald zwei Leute gleichzeitig in einer Datei arbeiten oder dieselbe Information in zwei Tabellen steht, hast du keine Datenbank, sondern zwei Stände. Und zwei Stände, die auseinanderlaufen, sind kein halbes Wissen — sie sind gar keins, weil du im Zweifelsfall nicht entscheiden kannst, welcher gilt.

Das Muster erkennst du an den Spaltenköpfen. Kunde, Kunde (alt), Kunde NEU. Preis, Preis 2025. Status, Status2. Und die Spalte, die den Kern trifft: Anm. — mit Einträgen wie „siehe Mail“ oder „Sabine fragen“.

Unten in der Tabelle geht es weiter: Kunden, Kunden_alt, Kunden_NEU, Kunden_NEU2, Preise 2024, Preise 2025, Preise 2025 (Kopie), Tabelle1, Tabelle1 (2), dazu ein Blatt mit dem Namen nicht löschen.

Niemand hat das so geplant. Jedes einzelne Blatt entstand aus einem vernünftigen Gedanken: Ich mache lieber eine Kopie, bevor ich etwas kaputtmache. Genau diese Vorsicht erzeugt die Vielzahl der Stände.

Was die Zahlen dazu sagen

Raymond Panko hat sieben Feldaudits ausgewertet, in denen insgesamt 88 produktiv genutzte Firmentabellen geprüft wurden. In 94 Prozent davon fanden sich Fehler. Nebenbei: Die oft zitierten „88 Prozent“ sind eine Verwechslung — 88 ist die Anzahl der geprüften Tabellen, nicht der Anteil.

Was das im Ernstfall bedeutet, zeigt ein Vorgang aus dem Oktober 2020. Public Health England meldete 15.841 positive Covid-Tests nicht weiter. Die Ursache war kein Rechenfehler, sondern ein Format: Die verwendete .xls-Datei war bei 65.536 Zeilen voll, und alles darüber fiel still heraus.

Ein drittes Beispiel für die Größenordnung: Im Bericht der JPMorgan-Chase-Task-Force zum „London Whale“ von 2013 ist nachzulesen, dass ein Risikomodell in Excel per Kopieren und Einfügen befüllt wurde und dabei an einer Stelle eine Summe statt eines Durchschnitts stand. Der Verlust lag bei rund 6 Milliarden US-Dollar — der Tabellenfehler war eine Mitursache, nicht die alleinige.

Die Grenze, die sich ziehen lässt

Keiner dieser Fälle ist eine Frage der Sorgfalt. Sie sind eine Frage der Aufgabe: Eine Tabelle hat keine Regeln darüber, wer was ändern darf, keine Historie darüber, wer was wann geändert hat, und keine Verbindung zwischen zwei Blättern, die dieselbe Sache meinen. Sie soll das auch gar nicht haben.

Die Grenze lässt sich klar ziehen:

• Rechnen, modellieren, einmal auswerten — Excel ist dafür gut geeignet.
• Stammdaten halten, zu zweit pflegen, dauerhaft fortschreiben — dafür braucht es eine Struktur, die weiß, was zusammengehört.

Der praktische erste Schritt ist klein: Nimm dir die eine Tabelle, die in deinem Betrieb am häufigsten geöffnet wird, und beantworte zwei Fragen. Welche Information darin ist das Original, und welche ist eine Kopie von woanders? Und: Wer darf sie ändern?

Wenn danach klar wird, dass es weniger um die Tabelle geht als um die Frage, wo deine Stammdaten eigentlich zu Hause sind, ist das der Punkt, an dem yourBeez OS ansetzt.

Quellen

• Raymond Panko: „What We Know About Spreadsheet Errors“, Journal of End User Computing 1998, Revision 2008 (Fehler in 94 % von 88 auditierten Tabellen). https://arxiv.org/pdf/1602.02601
• Public Health England, Statement vom 04.10.2020 zu 15.841 verspätet gemeldeten Fällen; Ursache .xls-Zeilenlimit laut BBC und The Register vom 05.10.2020. https://www.gov.uk/government/news/phe-statement-on-delayed-reporting-of-covid-19-cases
• JPMorgan Chase Management Task Force Report, 16.01.2013, S. 124 und 128. https://elischolar.library.yale.edu/ypfs-documents/454